事前協議1
実際に電子納品をする前に、どのような体制で電子納品をおこなうのかということを、受発注者間で取り決める必要があります。 これを事前協議といいます。
主に協議する内容は、３つあります。
１つめは、「電子納品」の対象となる成果物をどれにするのか、です。
納品成果物には、大きく分けて、「発注図」「打合せ簿」「施工計画書」「段階確認書」「工事履行報告書」「工事写真」「完成図面」等が あります。これらのうち、どれを電子納品の対象とするのかを決めます。
全てを電子納品の対象にすることもあれば、お互いのスキルの程度から一部だけを電子納品の対象にすることもあります。 場合によっては、電子データの成果物と紙書類を２重に納品するケースもあります。
２つめは、作成する書類はどのソフトウェアを使って作成するか、です。
書類を作成するためのソフトウェアは、ピンからキリまで様々なものがあります。書類を作成するのは受注者ですから、 受注者が普段使い慣れたソフトが望ましいといえます。
しかし、発注者側にそのソフトがない場合は、閲覧することができませんので、納品時には、 ＰＤＦファイル等の閲覧性の高い形式に変換するといいでしょう。