物語のスタート
       
パソコンを会社（組織）で導入したことで、
オフィスワークはずいぶん便利になりました。		      
       

しかしパソコンは組織で使うとリスクもあります。

 たとえば、ファイルが各自のパソコンに分散している状態では、パソコンが壊れたときにファイルが消失する危険があります。
 
また、パソコンは使用者と情報のやり取りする装置ですから、目的を分業した組織の運用では、パソコンを通して目的や進捗、手段や問題点などの情報の共有が必要です。
       
この問題解決には、パソコン同士をネットワークケーブルで
結び、社内ネットワークを構築して、		      

ファイルサーバーに各自のファイルを集約する方法が一般的です。

 手順@　パソコン同士をネットワークケーブルで結び、社内LANを構築します。
手順A　専用ネットワークOSと専用サーバーを導入します。
手順B　ファイルサーバーの共有フォルダにクライアントパソコンのファイルを集約します。
 
 
       

しかし、この取り組みはコストの割に効果が期待出来ません。

せっかく導入した共有フォルダにも関わらず、こんな声を良く聞きます。


@ 特定の人しか共有フォルダを使わない。
A 保存ルールを守らない。
B 共有フォルダがゴミ箱化状態。

と言った状況です・・・。

使用者が共有フォルダを敬遠する 理由は何でしょう。 「ネットワークフォルダの共有場所を開くのが面倒だ。 」 「複雑なフォルダ構造なので使いたくない。 」 「保存ルールを覚えられない。」 「ファイルを共有する必要性を感じない。」
       

これまでの常識を疑いましょう。「ソフトが悪い可能性は?」

 共有フォルダが使われない理由は様々ですが、そんなものだと考えていた「共有フォルダ」が、実は使い辛いソフトと言う仮説を立ててみましょう。

フォルダ型のファイル管理ソフトは、パーソナルユース向けに生まれたファイルソフトです。

ファイルの保存場所を使用者の記憶に頼っています。

そのため、ファイルの保存場所を忘れてしまうとファイルが行方不明となります。

ファイルの保存場所は記憶に頼っているソフトで、ファイルを共有しようとすると、私達は記憶の共有が必要となってしまいます。

でも、私達は他の人と「記憶の共有」をすることが出来ません。

エクスプローラーはファイルの保存場所を記憶に頼っている分、机の引き出しのようにファイルの出し入れが素早く行えるメリットが有ります。

使用者にとって使いやすい引き出しでも、その引き出しを他人が使うと、『どこに何が入っているのか分からない。』となり、使えないのと同じです。

 引き出し
       

ファイル管理ソフトは「記憶」に頼っているんだ！

    
     

そうだったんだ！

納得している人

でも、記憶の共有の出来ない私達は、『共有フォルダ』をどのように運用しているのかしら。

ファイルの保存場所を「保存ルール」を決めて運用しているらしいけど、もともとファイルの保存場所を、記憶で探しやすくするためのソフトなので、本来と違う使い方では、使い辛くなるかのうせいがありますね。