Kami技レッスン

導入後の運用はこちら

『Kami技』導入後の上手な運用方法をレクチャーします。

 

『Kami技』は社内ファイルの一元化の道具に過ぎません。カンナを買ったからといって家が建つことが無いように、『Kami技』を導入してもファイルの一元管理が出来るわけではありません。

社内ファイルの一元化に欠かせないもの

社内ファイルの一元管理を行うには、『担当者のコンピューティング（コンピューターの使い方）の改善意志』と『実行力（指導力）』が必要です。

 

運用の手順

  １)  担当者の選出

  ２)  ルールの策定

  • 担当者による、どのような本棚を作り、どのような本棚を作ってどの本に入れるかの設計。
  • 運用上のルールの設計
  • 本棚毎のアクセス権限の設計

※「使いやすそうだから使ってくれ」といった安易な指導では、使用者からすると本棚にデータを入れなくても良いことになります。データの入っていない本棚は誰も使いませんので、結果的に本棚による一元管理を行うことは出来ません。
また、本棚のルールを決めずに運用すると、結果的に共有フォルダと同じ『ゴミ箱化』状態となります。ファイルの一元管理を行う上での成果は『Kami技』の運用に掛かっています。

各本棚の意味合い

本棚種類 概要 本棚に入れる本の種類 保管期間
共有ルーム 全社で共有する情報です。 社内規約・報告書類雛形・スケジュール・掲示板。 情報発信者による随時管理
共有ミーティングルーム 部署を超えた担当者間の打合せに利用します。 ミーティングルームは、打合せに必要な本（資料）を各自が自由に作成し利用することが出来ます。 定期的な整理が必要
部署ミーティングルーム 担当者レベルの打合せ資料の共有に使用します。 部署内に限ったミーティングルームです。他部署との打合せは共有ミーティングルームを使用します。 定期的な整理が必要
部署対外文書 対外的にやり取りした文書は必ずここに保管します。 指示書・見積書・請求書・議事録・ＦＡＸ・メール等。 継続的
部署保管ファイル 保管した方が『得』な文書を格納します。 販売促進資料、資料用の画像等。 継続的
部署管理ファイル 部署の運用に必要な管理書類を保管します。 自動車日報、営業日報等。 継続的
報告書 部下と上司の情報共有に利用します。 稟議書、始末書等。
（グループウェアを導入していれば不要です。）		 継続的
個人バックアップ 個人で自由に使える本棚です 個人ファイルのバックアップに利用します。
（１人、１本棚の利用に制限します。）		 管理が必要な期間